業務で紙の管理を続けている人、まだいますよね。でも正直、もう時代遅れです。デジタル管理に切り替えないと、データの照合ができない、作業が属人化する、オフィスが散らかるなど、デメリットが山積み。
もちろん、思考整理のためのメモや、一瞬だけ人に見せる資料なら紙もアリですが、記録や業務の管理はデジタル一択。今回は、なぜ紙の管理がダメなのか、デジタル管理の圧倒的メリットとともに解説します。
紙の管理が業務に向かない理由
紙の管理を続けていると、業務の効率が著しく低下します。具体的にどのような問題があるのか、詳しく解説します。
他のデータと照合できない
紙で記録を管理すると、他のデータと紐付けて検索・分析することがほぼ不可能になります。例えば、紙の契約書と売上データを照合したいとき、手作業で突き合わせる必要があり、非常に非効率です。
一方、デジタル管理なら、検索やフィルタ機能を使って瞬時に情報を引き出せますし、AIやRPAを活用すれば自動分析も可能。紙の管理は、データを活かせない時点で大きな損失です。
作業が属人化してしまう
紙の書類は、管理する人に依存しがちです。例えば、紙の台帳で業務を進めている会社では、「○○さんしかどこに何があるかわからない」という状況になりがち。これが原因で、担当者が休んだり退職したりすると、業務が滞るリスクが高まります。
デジタル管理なら、情報をクラウドや社内システムに統一できるため、誰でもアクセス可能になり、業務がスムーズに引き継げます。
オフィスが汚くなる
紙の書類が多いと、オフィスのデスクやキャビネットが書類で溢れ、整理整頓が大変になります。さらに、過去の資料を探すのにも時間がかかるため、業務効率が落ちる原因になります。
デジタル管理に移行すれば、書類の物理的な保管が不要になり、すっきりしたオフィス環境を維持できます。
デジタル管理の圧倒的メリット
紙の管理が非効率なのは明らかですが、ではデジタル管理にするとどのようなメリットがあるのでしょうか？ここでは、業務の生産性を爆上げするデジタル管理の利点を解説します。
1. 検索性が格段に向上する
デジタル管理の最大のメリットは、情報の検索性の向上です。紙の書類だと「どこにあるかわからない」「ファイルを探すだけで時間がかかる」といった問題が発生します。しかし、デジタルならキーワード検索で一発。例えば、クラウドストレージや社内システムを使えば、フォルダを開かなくても必要な情報をすぐに取り出せます。
また、OCR（光学文字認識）技術を活用すれば、スキャンした書類もテキストデータとして検索可能に。紙の時代とは比べものにならない効率の良さです。
2. バックアップが容易で情報が消えない
紙の書類は、火災や紛失で一瞬にして消滅するリスクがあります。これに対して、デジタルデータはクラウドや外部ストレージにバックアップすることで、安全に保管可能。
また、誤って削除しても復元できる機能があるため、リスク管理の面でも圧倒的に優れています。
3. 複数人で同時に作業できる
紙の書類は1つの場所にしか存在しないため、同時に複数人で作業することができません。しかし、デジタル管理ならクラウド上でリアルタイム編集が可能。
例えばGoogleドキュメントやNotionを活用すれば、複数の社員が同時に編集・閲覧でき、業務のスピードが劇的に向上します。
4. どこからでもアクセス可能
紙の書類は物理的にその場に行かないと確認できませんが、デジタル管理ならリモートワークにも対応可能。出張先や自宅からでも必要な書類を閲覧・編集できるため、働き方の自由度が高まります。
5. 業務の自動化が可能になる
デジタルデータで管理していると、業務の自動化がしやすくなります。例えば、売上データをスプレッドシートやERPシステムに取り込めば、自動で集計・分析が可能。紙で管理している場合は、いちいち手入力が必要ですが、デジタルならボタン一つで完結します。
紙の管理からデジタル管理へ移行する方法
「紙の管理はダメ」「デジタル管理の方が便利」と分かっていても、実際に移行するとなると何から始めればいいのか悩む人も多いはず。そこで、スムーズにデジタル管理へ移行するためのステップを紹介します。
1. デジタル管理の目的を明確にする
まずは、「なぜデジタル管理を導入するのか？」を明確にしましょう。目的がはっきりしていないと、移行の途中で頓挫したり、現場がついてこなかったりします。例えば、以下のような目的を設定できます。
- 書類を探す時間を削減し、業務の効率を向上させる
- リモートワークに対応し、どこからでもアクセスできるようにする
- 紙のコストや保管スペースを削減する
- 業務の属人化を防ぎ、誰でも管理しやすい環境を作る
2. デジタル化する業務・書類を決める
すべての書類をいきなりデジタル化するのは難しいため、優先順位を決めて少しずつ移行しましょう。例えば、以下のような業務・書類はデジタル管理が特に有効です。
- 契約書・請求書 → クラウドストレージや電子契約システムを活用
- 社内マニュアル・議事録 → GoogleドキュメントやNotionで一元管理
- タスク管理・進捗管理 → TrelloやAsanaなどのツールを導入
- 社員情報・経費申請 → ERPやHR管理システムを活用
3. 適切なデジタルツールを選ぶ
デジタル管理を成功させるためには、適切なツール選びが重要です。目的や業務内容に合ったツールを導入することで、スムーズにデジタル移行が進みます。代表的なツールを紹介します。
| 用途 | 推奨ツール |
|---|---|
| クラウドストレージ | Google Drive, Dropbox, OneDrive |
| 電子契約 | DocuSign, Adobe Sign, クラウドサイン |
| タスク管理 | Trello, Asana, Notion |
| 経費管理 | freee, マネーフォワードクラウド, SAP Concur |
| 文書作成・共有 | Googleドキュメント, Notion |
4. デジタル管理のルールを決める
ツールを導入しても、運用ルールが決まっていないと現場が混乱してしまいます。そこで、以下のようなルールを事前に設定しましょう。
- フォルダ構成や命名規則を統一する
- 例：「YYYYMMDD_プロジェクト名_書類名.pdf」のようなルールを決める
- アクセス権限を明確にする
- 誰がどの情報にアクセスできるのかを管理する
- 紙の書類が発生した場合のスキャンルールを決める
- 紙の資料を受け取ったら、すぐにスキャンしてクラウドに保存
5. 社内の意識改革を進める
デジタル管理を成功させるためには、現場の理解と協力が不可欠です。特に、長年紙で業務をしてきた人ほど抵抗感が強い傾向があります。以下のような取り組みを行い、デジタル管理のメリットを伝えましょう。
- 小さく始めて成功体験を作る
- まずは特定の部署や業務から試し、効果を実感させる
- 研修やマニュアルを整備する
- ツールの使い方を丁寧に説明し、誰でも使える環境を作る
- トップダウンで推進する
- 経営層や管理職が率先してデジタル管理を導入し、社内の流れを作る
まとめ
ここまで解説してきたように、業務で紙の管理を続けることには多くのデメリットがあります。データの照合ができず、作業が属人化し、オフィスも散らかる。これらの問題を解決するには、デジタル管理に移行するしかありません。
デジタル管理を導入することで、業務の生産性が飛躍的に向上し、時間の無駄を大幅に削減できます。まだ紙の管理を続けているなら、今すぐデジタル化に向けて動き出しましょう。
